Если документы оформлены неправильно или требуется представление дополнительных документов, то 10-дневный срок исчисляется со дня надлежащего оформления документов или со дня представления недостающих документов. Принятое по заявлению решение администрации оформляется письменно приказом (или распоряжением) руководителя организации. Приказ (распоряжение) должен содержать развернутую основанную на нормативных актах мотивировку отказа в возмещении ущерба либо мотивировку удовлетворения заявления с указанием: лиц, которым устанавливается возмещение ущерба; размеров выплаты потерпевшему или каждому из его иждивенцев (п. 36 Инструкции); сроков выплаты. При последующем перерасчете выплачиваемых сумм (изменение степени утраты трудоспособности, изменение состава иждивенцев — п. 42 Инструкции) руководитель организации также издает приказ (распоряжение) с мотивировкой перерасчета, копия которого вручается заинтересованному лицу (п. 43 Инструкции). Копия приказа (распоряжения) о возмещении ущерба или об отказе в возмещении ущерба вручается (высылается) заинтересованным лицам в десятидневный срок со времени подачи заявления.

В случае несогласия любого из заинтересованных в возмещении ущерба лиц (самого потерпевшего или его иждивенцев) либо неполучения ответа на поданное в организацию заявление в установленный срок возникший спор подлежит рассмотрению в профсоюзном комитете организации в порядке, установленном пп. 49—56 Инструкции.